効率的な企業共有|電話受付などの業務は秘書代行に依頼!ビジネスの手間を省くサービス
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電話受付などの業務は秘書代行に依頼!ビジネスの手間を省くサービス

効率的な企業共有

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社内情報の共有化

現代社会が多様化、複雑化するにつれて、会社などの組織においての業務処理も複雑化し、扱う情報量も格段にアップしています。これらの情報を紙情報で処理することは困難ですし、全員で情報を共有することも容易ではありません。しかし、グループウェアを導入することで飛躍的にこの問題を解消することができます。ある部署が持っている情報をすべての部署が知ることができます。また、ひとつの仕事を複数人で担当している場合、グループウェアに担当者全員が進捗状況を記録していくことで、打合せを行わなくても進捗状況を一目で把握することができます。関連する資料も貼り付けていけば、必要な情報も共有することができます。また、ネットワークでつながっていれば、本社や支社など離れた場所間のプロジェクトの進行も的確に行うことができます。

情報共有の効果

グループ活動を支援する機能をひとまとめにしたツールがグループウェアです。先行して使われているのが、コミュニケーションを活性化するメールと掲示板機能です。メールによる一斉送信や掲示板への情報を掲載することで、組織の構成員全員で情報を共有することができます。これに加えて最近では、離れた場所にいるメンバー間での話合いを可能にするテレビ会議やWeb会議機能を備えるようになっています。さらに、業務に関連する文書ファイルなどを共有できるファイル共有機能、メンバー間で日程調整を行うスケジュール機能、会議室予約機能、稟議書の決裁業務や業務進捗管理を行うワークフロー機能も具備され、業務のいっそうの効率化を図ることができるようになっています。グループウェア上では所属部署や個人に対して、処理や作業の権限を設定することができます。